วันอังคารที่ 5 กรกฎาคม พ.ศ. 2554

การแยกcolumn ชื่อสกุล ใน excel


               การแยกcolumn ชื่อสกุล ในโปรแกรม MS-Excel เป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้มีจะประสบและทำให้เสียเวลาในที่ต้องพิมพ์ให้แยก column กัน ระหว่างชื่อกับนามสกุล สมมติเรามีข้อมูลเดิมที่อยู่ใน excel ดังนี้ครับ
 
อาจมีคำนำหน้า ซึ่งมีทั้งเด็กชาย เด็กหญิง นางสาว นาย อยู่ด้วยกัน และตามด้วยชื่อ (ไม่เว้นวรรค) และตามด้วยนามสกุล (เว้นวรรคจากชื่อ) ถ้าต้องการแยกข้อมูลทั้ง 3 ส่วนออกจากกัน ให้ได้เป็น 3 cell คือ คำนำหน้า ชื่อ และนามสกุล มี 2 วิธีทั้งแบบใช้สูตรและไม่ใช้สูตร ดังนี้
 

วิธีไม่ใช้สูตร
      1.การแยกคำนำหน้ากับชื่อให้แยกกัน โดยใช้เมนู Find and Replace(ค้นหาและแทนที่)
         โดยให้ Find คำว่าเด็กชาย และใส่ Replace ด้วยคำว่าเด็กชาย (วรรค)
         แล้ว กดปุ่ม Replace all(แทนที่ทั้งหมด)
         *ทำเช่นเดียวกับคำนำหน้าอื่น ๆ ให้ครบ
      2.ใช้คำสั่ง Data > Text to column(ข้อความเป็นคอลัมน์) โดยใช้ Space(ข่องว่าง) เป็นตัวแบ่ง


 


วิธีใช้สูตร
   ถ้าข้อมูลอยู่ที่ A1 ให้ใส่สูตรดังนี้
B1 =IF(LEFT(A1,3)="นาย","นาย",IF(LEFT(A1,6)="นางสาว","นางสาว",IF(LEFT(A1,7)="เด็กชาย","เด็กชาย",IF(LEFT(A1,8)="เด็กหญิง","เด็กหญิง",""))))
C1 =MID(A1,LEN(B1)+1,FIND(" ",A1)-1-LEN(B1))
D1 =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(" ",A1))

ไม่มีความคิดเห็น: